Um die Schnittstelle für Arcinsys in Betrieb nehmen zu können, müssen Sie Zugangsdaten beim Hessischen Landesarchiv (HLA) erfragen. Wir haben hier ein kurzes Email-Muster vorbereitet, welches Sie an die Adresse im Kontaktbereich unten in der Beschreibung zu Arcinsys des HLA senden können.
Sehr geehrte Damen und Herren,
Für den Anschluss unserer Digitalisate an Arcinsys haben wir bereits Vorbereitungen getroffen. Derzeit fehlt uns noch der Benutzername und das Passwort für die API, um in Betrieb gehen zu können. Wir bitten um Zusendung der folgenden Daten.
– arcapi.user – Benutzername für die Verbindung zur ArcApi (Wird Ihnen mitgeteilt). – arcapi.password – Passwort für die Verbindung zur ArcApi (Wird Ihnen mitgeteilt).
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre Emailsignatur]
Funktionsweise Arcinsys
Das HLA bietet keinen Speicher für Digitalisate direkt an. Alle Einträge in Arcinsys verweisen direkt auf einen Server, der vom jeweiligen Archiv selbst betrieben werden muss. Die Adressen der dort gespeicherten Digitalisate müssen einmal pro Tag an die API des Arcinsys-Servers gesandt werden.
Unser Angebot übernimmt das für Sie. Ihre bei uns gespeicherten Digitalisate werden regelmäßig an den Hauptserver kommuniziert, damit dieser darauf verweisen kann.
Dabei ist es wichtig, dass eine bestimmte Ordnerstruktur eingehalten wird, mit der die Schnittstelle rechnet.
Einstellung Arcinsys
Das HLA weist in ihren Unterlagen auf folgende Gegebenheiten hin:
Bei den Einstellungen für das Archiv geben Sie in den Eigenschaften die E-Mailadresse, die Digitalisat- Lizenz und die URL für das METS-Logo ein:
Bei den Einstellungen für den Bestand geben Sie an, dass sich Digitalisate in dem Bestand befinden, die angezeigt werden sollen:
Sollte die Digitalisat-Lizenz sich je nach Bestand in Ihrem Archiv unterscheiden, können Sie den allgemeinen Wert vom Archiv hier für den Bestand überschreiben.
Die Ordnerstruktur muss auf eine bestimmte Weise erfolgen. Wir unterstützen bei den ersten Strukturen gerne im Rahmen der Inbetriebnahme auf unseren Systemen. Das HLA gibt zur Struktur folgendes an:
Die Zuordnung der Digitalisate zu den Stücken erfolgt anhand der Ordnerstruktur und der Dateinamen. Daher muss die neueste Richtlinie zur Benennung der Digitalisate je nach Bundesland eingehalten werden. Die Richtlinien finden Sie im internen Handbuch von Arcinsys im Anhang.
Hier sind insbesondere die Ersetzungsregeln streng zu befolgen, da andernfalls Arcinsys die Digitalisate nicht den Verzeichnungen zuordnen kann!
Daraus ergibt sich, dass alle Digitalisate strikt nach folgendem Schema in der Ordnerstruktur (Trennzeichen „/“ gibt einen Ordnerwechsel an) abgelegt werden:
Dazugehörige Vorschaubilder werden von unserem Server automatisch erzeugt und verlinkt.
Die genannten Ersetzungsregeln betreffen automatische Umwandlungen von Umlauten. Hier kann es Unterschiede zwischen der Signatur und dem notwendigen Dateinamen geben. Bei erkannten Problemen kontaktieren Sie uns einfach.
